В программе предусмотрен учет аренды или передачи в пользование оборудования, принадлежащего фирме, а также учет приема и возврата ремонтируемого оборудования. И аренда, и бесплатное пользование, оформляются одними документами, разница лишь в арендной плате. Документы, связанные с арендой, сгруппированы в подменю «документы- аренда оборудования», а «ремонтные» в подменю «документы — услуги».

Заключение договора аренды или бесплатного пользования отмечается соответствующим документом. Удобнее всего формировать этот документ из меню «действия» справочника контрагентов, выбрав пункт «создать договор аренды». Если адресов несколько, то как и при отгрузке будет предложен выбор: Отметив нужный адрес, нажимаем «ОК». В открывшемся окне задаем модель оборудования, заводской номер, арендную плату в месяц и стоимость. В случае бесплатного пользования арендную плату не указываем. Флажок «продление» при первом оформлении договора по данному адресу не ставим. Период аренды по умолчанию — 1 год. За 20 дней до истечения срока аренды при отгрузке клиенту будет выдаваться напоминание об истекающем периоде пользования (для вывода предупреждения необходимо поставить «да» в параметре «контролировать сроки аренды при отгрузке» справочника значений по умолчанию). Из документа может быть распечатана форма договора и акт приема-передачи. После проведения документа оборудование закрепляется за клиентом по адресу и списывается с нашего склада, указанного в шапке. Доставка арендованного оборудования Сам по себе договор аренды не включается в ведомости доставки, поскольку клиент может забрать кулер самостоятельно, либо доставка может проходить в другой день (вместе с водой). Доставка оборудования с водой Если в тот же день, которым заключен договор аренды, отгрузить по тому же адресу воду, то информация о кулере попадет в ведомость доставки и ее печатную форму автоматически.

По конкретному клиенту, кроме товаров по накладной, будет выведена строка «аренда» с указанием арендованного оборудования в столбце «товар». Помимо вывода в строке клиента, кулер будет включен и в накладную-требование по ведомости:

Рекомендуется именно такой подход: договор аренды оборудования должен оформляться в день доставки по соответствующему адресу Доставка оборудования отдельно от воды Чтобы запланировать вывоз по договору аренды в другой день, надо сформировать документ «выезд к клиенту без товара», выбрав в меню «действия» справочника контрагентов соответствующий пункт.

Задав дату доставки и пояснение для водителя в поле «комментарий», нажимаем «ОК». Документ будет показан в обработке пакетного формирования и включен в ведомости наравне с обычными накладными, а комментарий попадет в примечание ведомости доставки и, соответственно, будет виден водителю в печатной форме. Выдача со склада аппарата в случае отдельного выезда проводится по дополнительному экземпляру договора аренды. В требование-накладную договор не включается. Такой вариант организации доставки оборудования не рекомендуется, но допустим. Продление аренды или пользования Договор аренды с установленным флажком «продление» отличается от обычного договора тем, что не проводится ни списание кулера со склада, ни увеличение остатка у клиента, поскольку аппарат уже находится у клиента на момент оформления. Такой договор просто фиксирует продолжение предыдущего. Удобнее всего оформить эту операцию через меню «действия» справочника контрагентов, выбрав «продление договора аренды». Документ будет заполнен текущим набором оборудования по адресу, флажок «продление» будет сразу установлен. Замена оборудования Документ находится в меню «документы — аренда оборудования». Введя новый документ, выбрав клиента и адрес, нажимаем «заполнить арендованным оборудованием».

В столбец «принято от клиента оборудование» будут внесены кулеры, которые находятся по адресу на момент оформления документа. После заполнения указываем оборудование в столбце «заменить на». После проведения документа на склад будет принят «старый» кулер клиента и списан с него «новый». Обратная операция произойдет по регистру «оборудование у клиентов». Документ замены не включается автоматически в ведомости доставки. Для выезда с целью принятия кулера у клиента и передачи ему нового необходимо внести документ «выезд к клиенту без товара». Возврат оборудования Документ находится в меню «документы — аренда оборудования». Как и в случае замены, выбрав адрес, надо заполнить документ.

После заполнения надо указать новую фактическую себестоимость оборудования в столбце «остаточная стоимость». Возврат оборудования не включается автоматически в ведомость, требуется оформление документа «выезд к клиенту без товара». Текущий контроль наличия оборудования по адресу Увидеть, какое оборудование находится у конкретного клиента можно из справочника контрагентов, нажав кнопку с монитором.

В «экране клиента» по адресу, указанному в договоре аренды будет заполнена таблица «оборудование». Примечание. Таблица, как и остальные параметры экрана, показывается по состоянию на утро текущего дня, т.е. в день заключения договора она будет пуста. Общий реестр оборудования у клиентов Все актуальные договоры аренды и состав оборудования по ним можно увидеть в ведомости «оборудование у клиентов» (меню «ведомости (регистры)»).

Последний столбец показывает актуальный остаток оборудования у клиентов. На рисунке приведен пример отчета, в котором группировки по оборудованию и клиенту поменяли местами. Ведомость строится за указанный период, поэтому у обоих клиентов на начало периода уже есть остаток оборудования, т.к. договоры аренды имеют более раннюю дату. Возможно наложение различных фильтров, аналогично любому отчету. Можно построить отчет и в другом варианте, например, расшифровав его по документам движения, видим, что в случае клиента Галеркина промежуточные обороты есть за счет документа «замена оборудования».

Формирование актов по аренде оборудования

В случае платной аренды оборудования можно ежемесячно формировать акты обработкой «автоформирование актов по аренде». Нажав «заполнить список», получим строки по каждому апарату, находящемуся у клиента. Доля месяца показывает период месяца, попадающий в рамки договора аренды, в первый и последний месяц она будет меньше единицы. Проверив суммы, можно нажать кнопку «выполнить». Будут сформированы и, по умолчанию, распечатаны акты выполненных работ и счета. Прием оборудования в ремонт Удобнее всего вводить документ через меню «действия» в справочнике контрагентов. Если у клиента есть арендованное оборудование, оно сразу попадет в документ.

Заполнив документ, можно сразу создать документ «выезд к клиенту без товара», нажав кнопку «задание на выезд». Документ увеличивает остаток по регистру «оборудование в ремонте». Возврат оборудования из ремонта Если ввести документ через меню «действия» в справочнике контрагентов, он сразу заполнится оборудованием клиента, находящимся в ремонте.

После заполнения можно создать документ «выезд к клиенту без товара». Ведомость «Оборудование в ремонте» Текущую картину и историю операций по оборудованию в ремонте можно получить из соответствующей ведомости.

Бесплатное предоставление оборудования при условии постоянных заказов