Многие крупные потребители бутилированной воды требуют от поставщика предоставления сводного счета и товарной накладной за весь месяц. “Водяной позволяет применять такую схему документооборота. Для этого надо создать дополнительную форму расчетов и назначить ее данному контрагенту. Текущие документы будут оформляться с данной формой расчетов, а сводный счет и накладную надо будет сформировать по особому правилу, которое описано далее.
Создание формы расчетов для накладных в течение месяца (предварительных)
Форма расчетов нужна для накладных, которые операторы будут формировать в течение месяца (далее будем называть их предварительными). Создадим новую запись через справочники – маркетинг – формы расчетов
При создании формы расчетов обратите внимание на три реквизита, обведенные на рисунке. Главный из них – вид операции (“без взаиморасчетов”), он определяет, что предварительные накладные будут делать все движения кроме взаиморасчетов с клиентом (взаиморасчеты будет выполнять сводная накладная). Кроме того, отключаем обмен с 1С для таких накладных и задаем некоторый дополнительный префикс номеров, чтобы не нарушать основную нумерацию документов, а также ставим флажок “предварительные накладные” в соответствующей форме расчетов.
Примечание. Если в справочнике маркетинг – формы расчетов уже есть нужная форма (в последние годы в конфигурации она создается автоматически), повторно создавать ее не надо.
Теперь созданную форму расчетов указываем для требуемого клиента в справочнике контрагентов. Там же можно задать печатную форму для предварительных документов, например неунифицированную накладную.
Все вновь формируемые отгрузки по клиенту будут иметь форму расчетов “предварительные накладные”. В остальном текущая работа с таким контрагентом ничем отличаться не будет до окончания месяца.
ВАЖНО! До формирования сводных накладных взаиморасчеты с клиентом не будут соответствовать действительности! При этом стоимость отгруженного товара за текущий месяц можно увидеть в отчете “анализ
продаж” с отбором по данному клиенту.
Создание формы расчетов для сводных (итоговых за месяц) накладных
Для сводных накладных надо, если она отсутствует в справочнике маркетинг – формы расчетов, также создать запись, указав вид операции “только взаиморасчеты”.
Формирование сводных накладных по данным предварительных
По окончанию месяца запускаем обработку “формирование сводных накладных за месяц” (меню “обработки – регламентированный учет”). Период обработки может быть изменен (например, если по договоренности с клиентами мы выставляем счета раз в 2 недели, а не раз в месяц).
По кнопке “заполнить список” в таблицу обработки попадут все клиенты, которым выписывались предварительные накладные в выбранном периоде (обязательно должен быть установлен флажок “предварительные накладные” в форме расчетов). В поле “устанавливать форму расчетов” указываем “сводные накладные”.
Возможно формирование накладных с отбором по группе контрагентов, отдельному клиенту и категории адресов клиента (без отбора по контрагенту отбор по категории адресов отключается). Если мы хотим формировать по одной части адресов клиента свою сводную накладную, а по другой – свою, то необходимо предварительно создать соответствующие категории и проставить их всем адресам этого контрагента (вкладка “доставка”, внутренняя вкладка “грузопол.”).
После проверки состава накладных отмечаем требуемые печатные формы и нажимаем “выполнить”. Будут сформированы и распечатаны сводные накладные. Эти накладные отражаются по регистру взаиморасчетов и в актах сверки. С этого момента отчеты по взаиморасчетам за прошедший период по клиенту становятся актуальны.
Счета за месяц
Кроме сводных накладных, обработка может формировать и сводные счета для клиентов за тот же период. Таким клиентам в течение месяца формируются и печатаются обычные накладные.
Клиенту необходимо поставить флажок “счета (но не накладные) за месяц”, чтобы его накладные учитывались при формировании сводных счетов.
Примечание. Состав формируемых счетов не отражается в таблице обработки, можно проконтролировать его в соотв. журнале.
Отложенная печать
Сформированные накладные и счета могут быть распечатаны как сразу, так и в момент очередной отгрузки клиенту. Второй вариант включается константой ‘Печать: сводные и измененные накладные выводить при следующей поставке’. При этом желательно установить флажок “сводные накладные отвозить сюда” в том адресе доставки, который соответствует главному офису клиента.