Водяной

Это старая версия документа!

---

Многие крупные потребители бутилированной воды требуют от поставщика предоставления сводного счета и товарной накладной за весь месяц. «Водяной позволяет применять такую схему документооборота. Для этого надо создать дополнительную форму расчетов и назначить ее данному контрагенту. Текущие документы будут оформляться с данной формой расчетов, а сводный счет и накладную надо будет сформировать по особому правилу, которое описано далее.

Формирование сводных накладных по данным предварительных

По окончанию месяца запускаем обработку «формирование сводных накладных за месяц» (меню «обработки - регламентированный учет»). Период обработки может быть изменен (например, если по договоренности с клиентами мы выставляем счета раз в 2 недели, а не раз в месяц).

По кнопке «заполнить список» в таблицу обработки попадут все клиенты, которым выписывались предварительные накладные в выбранном периоде (обязательно должен быть установлен флажок «предварительные накладные» в форме расчетов). В поле «устанавливать форму расчетов» указываем «сводные накладные». Возможно формирование накладных с отбором по группе контрагентов, отдельному клиенту и категории адресов клиента (без отбора по контрагенту отбор по категории адресов отключается). Если мы хотим формировать по одной части адресов клиента свою сводную накладную, а по другой - свою, то необходимо предварительно создать соответствующие категории и проставить их всем адресам этого контрагента (вкладка «доставка», внутренняя вкладка «грузопол.»).

После проверки состава накладных отмечаем требуемые печатные формы и нажимаем «выполнить». Будут сформированы и распечатаны сводные накладные. Эти накладные отражаются по регистру взаиморасчетов и в актах сверки. С этого момента отчеты по взаиморасчетам за прошедший период по клиенту становятся актуальны.

ВАЖНО! Вывод из оборота за дату формирования сводных накладных надо выполнять ПОСЛЕ формирования.

Счета за месяц вместе со сводными накладными Кроме сводных накладных, обработка может формировать и сводные счета для клиентов за тот же период. Таким клиентам в течение месяца формируются и печатаются обычные накладные. Клиенту необходимо поставить флажок «счета (но не накладные) за месяц», чтобы его накладные учитывались при формировании сводных счетов.

Счета за месяц в отдельной обработке Чтобы использовать отдельную обработку, надо в администрирование - константы поставить значение «1» или «Да» в строке «Регламентированный учет: счета за месяц формировать отдельно от сводных накладных».
Тогда можно формировать счета с помощью пункта меню «обработки - регламентированный учет - формирование счетов за месяц»
По нажатию на кнопку «заполнить список» будет задан вопрос:

При ответе «да» будут сформированы документы «счет» для всех клиентов, список счетов будет выведен в таблицу.
Счета можно распечатать (кнопка «печатать») или отправить по электронной почте. Для второго варианта в нижней части окна вводится текст письма и тема.
По кнопке «отправить» будут высланы счета тем клиентам, у которых указана почта в справочнике и, соответственно в списке.
Счета отправляются с электронной почты того пользователя, от имени которого формируются.

Клиенту необходимо поставить флажок «счета (но не накладные) за месяц», чтобы его накладные учитывались при формировании сводных счетов.

Создание формы расчетов для накладных в течение месяца (предварительных)

Форма расчетов нужна для накладных, которые операторы будут формировать в течение месяца (далее будем называть их предварительными). Создадим новую запись через справочники - маркетинг - формы расчетов При создании формы расчетов обратите внимание на три реквизита, обведенные на рисунке. Главный из них - вид операции («без взаиморасчетов»), он определяет, что предварительные накладные будут делать все движения кроме взаиморасчетов с клиентом (взаиморасчеты будет выполнять сводная накладная). Кроме того, отключаем обмен с 1С для таких накладных и задаем некоторый дополнительный префикс номеров, чтобы не нарушать основную нумерацию документов, а также ставим флажок «предварительные накладные» в соответствующей форме расчетов.

Примечание. Если в справочнике маркетинг - формы расчетов уже есть нужная форма (в последние годы в конфигурации она создается автоматически), повторно создавать ее не надо. Теперь созданную форму расчетов указываем для требуемого клиента в справочнике контрагентов. Там же можно задать печатную форму для предварительных документов, например неунифицированную накладную.

Все вновь формируемые отгрузки по клиенту будут иметь форму расчетов «предварительные накладные». В остальном текущая работа с таким контрагентом ничем отличаться не будет до окончания месяца. ВАЖНО! До формирования сводных накладных взаиморасчеты с клиентом не будут соответствовать действительности! При этом стоимость отгруженного товара за текущий месяц можно увидеть в отчете «анализ продаж» с отбором по данному клиенту.

Создание формы расчетов для сводных (итоговых за месяц) накладных

Для сводных накладных надо, если она отсутствует в справочнике маркетинг - формы расчетов, также создать запись, указав вид операции «только взаиморасчеты».

Отложенная печать

Сформированные накладные и счета могут быть распечатаны как сразу, так и в момент очередной отгрузки клиенту. Второй вариант включается константой 'Печать: сводные и измененные накладные выводить при следующей поставке'. При этом желательно установить флажок «сводные накладные отвозить сюда» в том адресе доставки, который соответствует главному офису клиента.