Многие крупные потребители бутилированной воды требуют от поставщика предоставления сводного счета и товарной накладной за весь месяц. «Водяной позволяет применять такую схему документооборота: текущие документы будут оформляться с формой расчетов «предварительные накладные», а сводную накладную за месяц надо будет сформировать по особому правилу, которое описано далее.
Формирование сводных накладных по данным предварительных
По окончанию месяца запускаем обработку «формирование сводных накладных за месяц» (меню «обработки - регламентированный учет»). Период обработки может быть изменен (например, если по договоренности с клиентами мы выставляем счета раз в 2 недели, а не раз в месяц).
По кнопке «заполнить список» в таблицу обработки попадут все клиенты, которым выписывались предварительные накладные в выбранном периоде (выбрана форма «предварительные накладные» в накладной). В поле «устанавливать форму расчетов» указываем «сводные накладные».
Возможно формирование накладных с отбором по группе контрагентов, отдельному клиенту и категории адресов клиента (без отбора по контрагенту отбор по категории адресов отключается). Если мы хотим формировать по одной части адресов клиента свою сводную накладную, а по другой - свою, то необходимо предварительно создать соответствующие категории и проставить их всем адресам этого контрагента (вкладка «доставка», внутренняя вкладка «грузопол.»).
Примечание. При поэкземплярном учете маркированных товаров коды из предварительных накладных собираются в сводную. НЕ ЗАБУДЬТЕ ВЫВЕСТИ КОДЫ из оборота. после формирования сводных.
После проверки состава накладных отмечаем требуемые печатные формы и нажимаем «выполнить». Будут сформированы и распечатаны сводные накладные. Эти накладные отражаются по регистру взаиморасчетов и в актах сверки. С этого момента отчеты по взаиморасчетам за прошедший период по клиенту становятся актуальны.
Вид операции
В предварительной форме расчетов устанавливается вид операции «без взаиморасчетов», в сводных - «только взаиморасчеты».
Вид операции автоматически проставляется в момент отгрузки (или смены формы расчетов) и влияет на проводки накладной. Обычные накладные (с видом операции «все движения») сразу списывают товар, отмечают продажи и увеличивают долг. \\Предварительные («без взаиморасчетов») делают всё, но не меняют долг, кроме того, не попадают в вывод из оборота. Помните, что долг клиента, которому отгружается товар по сводным накладным, НЕ МЕНЯЕТСЯ, пока не будет сформирована сводная накладная по этим поставкам.
Сводные («только взаиморасчеты») меняют только долг, но не остатки товара, но при этом сводные включаются в вывод из оборота.
ВАЖНО! Вывод из оборота за дату формирования сводных накладных надо выполнять ПОСЛЕ формирования.
Счета за месяц вместе со сводными накладными Кроме сводных накладных, обработка может формировать и сводные счета для клиентов за тот же период. Таким клиентам в течение месяца формируются и печатаются обычные накладные. Клиенту необходимо поставить флажок «счета (но не накладные) за месяц», чтобы его накладные учитывались при формировании сводных счетов.
Счета за месяц в отдельной обработке
Чтобы использовать отдельную обработку, надо в администрирование - константы поставить значение «1» или «Да» в строке «Регламентированный учет: счета за месяц формировать отдельно от сводных накладных».
Тогда можно формировать счета с помощью пункта меню «обработки - регламентированный учет - формирование счетов за месяц»
По нажатию на кнопку «заполнить список» будет задан вопрос:
При ответе «да» будут сформированы документы «счет» для всех клиентов, список счетов будет выведен в таблицу.
Счета можно распечатать (кнопка «печатать») или отправить по электронной почте. Для второго варианта в нижней части окна вводится текст письма и тема.
По кнопке «отправить» будут высланы счета тем клиентам, у которых указана почта в справочнике и, соответственно в списке.
Счета отправляются с электронной почты того пользователя, от имени которого формируются.
Клиенту необходимо поставить флажок «счета (но не накладные) за месяц», чтобы его накладные учитывались при формировании сводных счетов.
Отложенная печать
Сформированные накладные и счета могут быть распечатаны как сразу, так и в момент очередной отгрузки клиенту. Второй вариант включается константой 'Печать: сводные и измененные накладные выводить при следующей поставке'. При этом желательно установить флажок «сводные накладные отвозить сюда» в том адресе доставки, который соответствует главному офису клиента.
Заполнение справочников
Если формы расчетов для предварительных и сводных отсутствуют в справочнике (возможно в базах, созданных ранее 2018 года), создайте их вручную.
У контрагента в карточке должна быть выбрана форма «предварительные накладные»