Это старая версия документа!
Многие крупные потребители бутилированной воды требуют от поставщика предоставления сводного счета и товарной накладной за весь месяц. «Водяной позволяет применять такую схему документооборота. Для этого надо создать дополнительную форму расчетов и назначить ее данному контрагенту. Текущие документы будут оформляться с данной формой расчетов, а сводный счет и накладную надо будет сформировать по особому правилу, которое описано далее.
Создание формы расчетов для накладных в течение месяца (предварительных)
Форма расчетов нужна для накладных, которые операторы будут формировать в течение месяца (далее будем называть их предварительными). Создадим новую запись через справочники - маркетинг - формы расчетов При создании формы расчетов обратите внимание на три реквизита, обведенные на рисунке. Главный из них - вид операции («без взаиморасчетов»), он определяет, что предварительные накладные будут делать все движения кроме взаиморасчетов с клиентом (взаиморасчеты будет выполнять сводная накладная). Кроме того, отключаем обмен с 1С для таких накладных и задаем некоторый дополнительный префикс номеров, чтобы не нарушать основную нумерацию документов, а также ставим флажок «предварительные накладные» в соответствующей форме расчетов.
Примечание. Если в справочнике маркетинг - формы расчетов уже есть нужная форма (в последние годы в конфигурации она создается автоматически), повторно создавать ее не надо. Теперь созданную форму расчетов указываем для требуемого клиента в справочнике контрагентов. Там же можно задать печатную форму для предварительных документов, например неунифицированную накладную.
Все вновь формируемые отгрузки по клиенту будут иметь форму расчетов «предварительные накладные». В остальном текущая работа с таким контрагентом ничем отличаться не будет до окончания месяца. ВАЖНО! До формирования сводных накладных взаиморасчеты с клиентом не будут соответствовать действительности! При этом стоимость отгруженного товара за текущий месяц можно увидеть в отчете «анализ продаж» с отбором по данному клиенту.
Создание формы расчетов для сводных (итоговых за месяц) накладных
Для сводных накладных надо, если она отсутствует в справочнике маркетинг - формы расчетов, также создать запись, указав вид операции «только взаиморасчеты».
Формирование сводных накладных по данным предварительных
По окончанию месяца запускаем обработку «формирование сводных накладных за месяц» (меню «обработки - регламентированный учет»). Период обработки может быть изменен (например, если по договоренности с клиентами мы выставляем счета раз в 2 недели, а не раз в месяц).
По кнопке «заполнить список» в таблицу обработки попадут все клиенты, которым выписывались предварительные накладные в выбранном периоде (обязательно должен быть установлен флажок «предварительные накладные» в форме расчетов). В поле «устанавливать форму расчетов» указываем «сводные накладные». Возможно формирование накладных с отбором по группе контрагентов, отдельному клиенту и категории адресов клиента (без отбора по контрагенту отбор по категории адресов отключается). Если мы хотим формировать по одной части адресов клиента свою сводную накладную, а по другой - свою, то необходимо предварительно создать соответствующие категории и проставить их всем адресам этого контрагента (вкладка «доставка», внутренняя вкладка «грузопол.»).
После проверки состава накладных отмечаем требуемые печатные формы и нажимаем «выполнить». Будут сформированы и распечатаны сводные накладные. Эти накладные отражаются по регистру взаиморасчетов и в актах сверки. С этого момента отчеты по взаиморасчетам за прошедший период по клиенту становятся актуальны.
Счета за месяц вместе со сводными накладными Кроме сводных накладных, обработка может формировать и сводные счета для клиентов за тот же период. Таким клиентам в течение месяца формируются и печатаются обычные накладные. Клиенту необходимо поставить флажок «счета (но не накладные) за месяц», чтобы его накладные учитывались при формировании сводных счетов.
Счета за месяц в отдельной обработке
Чтобы использовать отдельную обработку, надо в администрирование - константы поставить значение «1» или «Да» в строке «Регламентированный учет: счета за месяц формировать отдельно от сводных накладных».
Тогда можно формировать счета с помощью пункта меню «обработки - регламентированный учет - формирование счетов за месяц»
По нажатию на кнопку «заполнить список» будет задан вопрос:
При ответе «да» будут сформированы документы «счет» для всех клиентов, список счетов будет выведен в таблицу.
Счета можно распечатать (кнопка «печатать») или отправить по электронной почте. Для второго варианта в нижней части окна вводится текст письма и тема.
По кнопке «отправить» будут высланы счета тем клиентам, у которых указана почта в справочнике и, соответственно в списке.
Счета отправляются с электронной почты того пользователя, от имени которого формируются.
Клиенту необходимо поставить флажок «счета (но не накладные) за месяц», чтобы его накладные учитывались при формировании сводных счетов.
Отложенная печать
Сформированные накладные и счета могут быть распечатаны как сразу, так и в момент очередной отгрузки клиенту. Второй вариант включается константой 'Печать: сводные и измененные накладные выводить при следующей поставке'. При этом желательно установить флажок «сводные накладные отвозить сюда» в том адресе доставки, который соответствует главному офису клиента.
Инструменты страницы
